Politica de confidențialitate

Politica de confidențialitate și cookie-uri

Versiunea 1.2 – Ultima actualizare: 2026-10-17

1. Introducere

TOP SOFTWARE DISTRIBUTION SRL („SmartLicense”, „noi”) este operatorul platformei SmartLicense, prin care comercializăm direct produse digitale și facilităm, de asemenea, vânzarea de produse digitale de către comercianți terți independenți („Platforma”).

Această Politică explică prelucrarea datelor cu caracter personal atunci când vizitezi Platforma, creezi un cont, cumperi sau vinzi produse, utilizezi chatbotul AI, deschizi o dispută ori interacționezi cu serviciile noastre.

Prelucrăm datele în conformitate cu Regulamentul (UE) 2016/679 (GDPR), legislația națională aplicabilă și regulile privind confidențialitatea comunicațiilor electronice. Furnizăm informații despre utilizarea inteligenței artificiale și în acord cu cerințele aplicabile ale Regulamentului (UE) 2024/1689 (AI Act).

Consultarea acestei Politici nu reprezintă, prin ea însăși, consimțământ pentru prelucrări care necesită un acord separat.

2. Operatorul de date

TOP SOFTWARE DISTRIBUTION SRL
CUI: RO50597283
Nr. Registrul Comerțului: J2024025289008
Email pentru solicitări privind confidențialitatea: contact@smartlicense.ro

Datele de identificare și adresa sediului social trebuie corelate cu informațiile legale actuale ale societății afișate pe Platformă. Dacă a fost desemnat un responsabil cu protecția datelor (DPO), datele sale de contact sunt comunicate separat.

3. Categoriile de date personale pe care le colectăm

În funcție de modul în care utilizezi Platforma, putem colecta următoarele categorii de date personale:

• Datele contului: nume, adresă de email, nume de utilizator, parolă criptată, preferințele contului
• Datele tranzacțiilor: detalii despre comandă, identificatori produs, ID-uri tranzacție, statusul plății
• Datele vânzătorilor: informații comerciale, detalii despre plată, date de verificare, istoric dispute
• Datele de comunicare: mesaje cu serviciul clienți, comunicări în cadrul disputelor dintre cumpărători și vânzători
• Date tehnice: adresă IP, tip dispozitiv, browser, sistem de operare, fișiere jurnal
• Date de utilizare: pagini vizitate, acțiuni efectuate, durata sesiunii, surse de trafic
• Date de conformitate și securitate: semnale de prevenire a fraudei, date pentru detectarea abuzurilor
• Datele din chatbotul AI: mesajele introduse, răspunsurile generate, identificatorii tehnici necesari funcționării și informațiile personale pe care utilizatorul alege să le comunice în conversație.

4. Scopurile și temeiurile juridice ale prelucrării

Scop Temei juridic (GDPR) Crearea și gestionarea contului Executarea unui contract Procesarea achizițiilor și facilitarea tranzacțiilor pe marketplace Executarea unui contract Înregistrarea vânzătorilor, verificarea și efectuarea plăților Executarea unui contract / Obligație legală Programul de Protecție a Cumpărătorilor și soluționarea disputelor Interese legitime Prevenirea fraudei, monitorizarea securității, detectarea abuzurilor Interese legitime / Obligație legală Asistență clienți și comunicări Executarea unui contract Analiza și îmbunătățirea Platformei Interese legitime Comunicări de marketing Consimțământ Conformitatea cu cerințele legale și de reglementare Obligație legală Furnizarea asistenței prin chatbotul AI și păstrarea istoricului timp de 30 de zile Interes legitim (art. 6 alin. (1) lit. (f) GDPR), în măsura în care rezultă din analiza concretă de echilibru; pentru solicitări legate de o comandă, după caz, executarea contractului (art. 6 alin. (1) lit. (b))

5. Chatbotul de asistență bazat pe inteligență artificială

Platforma poate pune la dispoziție un chatbot automatizat care utilizează modele de inteligență artificială GPT furnizate de OpenAI, pentru a răspunde la întrebări generale despre produse, utilizarea Platformei și serviciile SmartLicense. Utilizatorul este informat că interacționează cu un sistem AI, nu cu un operator uman. Răspunsurile sunt generate automat și pot conține erori.

Accesul la date: chatbotul nu este conectat la baza de date a conturilor sau comenzilor și nu are acces automat la numele și prenumele utilizatorului, numele firmei, adresa poștală, adresa de email, datele de facturare, metodele de plată, datele cardurilor sau istoricul tranzacțiilor. Nu poate consulta autonom aceste informații și nu poate identifica un utilizator din datele contului. Totuși, chatbotul poate prelucra informațiile pe care utilizatorul le scrie voluntar în mesaje. Această descriere presupune că nu sunt transmise către chatbot date de profil, metadate personale sau conținut din alte sisteme ale Platformei.

Scop: furnizarea răspunsurilor automate, rezolvarea întrebărilor uzuale și îmbunătățirea experienței de asistență. Nu utilizăm chatbotul pentru a lua decizii exclusiv automatizate care să producă efecte juridice sau efecte similare semnificative asupra utilizatorilor. Solicitările referitoare la conturi, plăți și comenzi care necesită verificarea identității sunt direcționate către canalele de asistență corespunzătoare.

Furnizor AI: pentru generarea răspunsurilor, conținutul mesajelor și contextul relevant al conversației pot fi transmise către OpenAI, ca furnizor al serviciului AI. În mod implicit, datele transmise prin API-ul OpenAI nu sunt folosite pentru antrenarea modelelor, în absența unei opțiuni explicite de participare la acest scop. OpenAI poate prelucra și păstra anumite date conform contractului, configurării API și politicilor sale de retenție, independent de perioada noastră de stocare.

Păstrarea istoricului: istoricul conversațiilor din chatbot este salvat pe serverele utilizate de SmartLicense pentru o perioadă de 30 de zile, după care este eliminat prin proceduri automate, cu excepția situațiilor în care există o obligație legală sau un motiv juridic aplicabil de conservare. Această perioadă privește istoricul stocat de noi și nu reprezintă o garanție privind perioada de păstrare aplicată de OpenAI, copiilor de rezervă sau jurnalelor tehnice, care sunt supuse termenelor distincte comunicate, după caz.

Recomandări: nu introduce în chatbot parole, coduri de autentificare, date complete de card, informații financiare sensibile, date medicale sau alte date personale care nu sunt necesare. Pentru exercitarea drepturilor GDPR, ne poți contacta la contact@smartlicense.ro.

6. Programul de Protecție a Cumpărătorilor și soluționarea disputelor

SmartLicense operează un Program de Protecție a Cumpărătorilor, conceput pentru a asigura tranzacții corecte și sigure în cadrul marketplace-ului.

Dacă un cumpărător întâmpină o problemă cu o comandă, poate intra în contul său și poate deschide o dispută prin intermediul Platformei. Cumpărătorul poate solicita o rezolvare direct de la vânzător.

Dacă cei doi nu ajung la o înțelegere, disputa poate fi escaladată, moment în care echipa SmartLicense va analiza cazul și va acționa ca mediator imparțial pentru a asigura o rezolvare corectă, inclusiv rambursări sau înlocuiri, acolo unde este cazul.

Datele personale legate de dispute sunt prelucrate exclusiv în scopul soluționării acestora, al prevenirii fraudei și al conformității.

7. Marketing direct

Atunci când ți-ai exprimat un consimțământ valabil, putem transmite comunicări comerciale, inclusiv oferte, promoții și mesaje privind coșul abandonat, în măsura permisă de legislația aplicabilă. Mesajele strict tranzacționale sunt distincte de comunicările comerciale.

Poți retrage consimțământul în orice moment prin linkul de dezabonare sau prin contactarea noastră, fără a afecta prelucrările efectuate legal anterior retragerii.

8. Destinatarii datelor personale

Putem partaja datele personale cu următoarele categorii de destinatari, strict atunci când este necesar:

• Alți utilizatori (vânzători) pentru finalizarea tranzacțiilor sau soluționarea disputelor
• Furnizori de servicii de plată și instituții financiare
• Furnizori de servicii de prevenire a fraudei și securitate
• Furnizori de servicii de găzduire în cloud, IT și infrastructură
• Consilieri juridici, contabili și de conformitate
• Autorități sau organe de reglementare, atunci când legea o impune
• Furnizorul serviciului AI (OpenAI), exclusiv pentru procesarea mesajelor transmise prin chatbot, conform configurării tehnice și acordurilor aplicabile.

Nu vindem date personale.

9. Transferuri internaționale de date

Unele servicii externe, inclusiv serviciul AI, pot implica prelucrarea datelor în afara Spațiului Economic European (SEE). Verificăm pentru fiecare furnizor locațiile relevante de prelucrare și mecanismul juridic utilizat, precum decizii de adecvare, Clauze Contractuale Standard aprobate de Comisia Europeană și, când este necesar, măsuri suplimentare. Poți solicita informații despre garanțiile aplicabile la contact@smartlicense.ro.

Transferurile efective, destinatarii și garanțiile trebuie să corespundă contractelor și configurării serviciilor utilizate la data prelucrării.

10. Cookie-uri și tehnologii de urmărire

Folosim cookie-uri și tehnologii similare pentru funcționarea site-ului și, numai în condițiile cerute de lege, pentru preferințe neesențiale, analiză sau publicitate.

• Strict necesare: autentificare, coș, securitate și funcții tehnice indispensabile; acestea nu necesită consimțământ în măsura în care îndeplinesc condițiile excepției legale.
• Preferințe neesențiale: personalizarea experienței, dacă necesită consimțământ.
• Analitice: statistici și analizarea utilizării Platformei, conform configurației concrete.
• Marketing: măsurarea campaniilor și publicitate personalizată, când sunt activate.

Înainte de activarea cookie-urilor neesențiale, solicităm consimțământul necesar. Poți accepta, respinge sau personaliza categoriile neesențiale și poți modifica ulterior alegerea prin setările de cookie-uri disponibile permanent pe site. Lista actualizată a cookie-urilor, furnizorilor, scopurilor și duratelor este disponibilă în panoul de preferințe sau în tabelul de cookie-uri publicat pe site.

11. Perioada de păstrare a datelor

Păstrăm datele doar atât timp cât este necesar pentru fiecare scop, luând în considerare obligațiile legale și necesitatea apărării unor drepturi:

• Contul: pe durata relației cu utilizatorul și ulterior doar în măsura justificată legal.
• Tranzacții și documente financiar-contabile: potrivit termenelor impuse de legislația aplicabilă.
• Dispute: pe durata soluționării și, dacă este cazul, pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unor drepturi.
• Prevenirea fraudei și securitate: conform scopului și regulilor documentate de retenție.
• Istoricul chatbotului pe serverele SmartLicense: 30 de zile, sub rezerva excepțiilor legale. Prelucrarea de către furnizorul AI și copiile de rezervă pot avea termene distincte.

La expirarea perioadei aplicabile, datele sunt șterse sau anonimizate în condițiile procedurilor tehnice implementate.

12. Drepturile tale

Conform GDPR, în condițiile prevăzute de lege, ai dreptul la informare, acces, rectificare, ștergere, restricționarea prelucrării, portabilitate, opoziție față de prelucrările întemeiate pe interes legitim și retragerea consimțământului. Ai, de asemenea, drepturile prevăzute de articolul 22 GDPR în cazul deciziilor exclusiv automatizate cu efecte juridice sau similare semnificative, în măsura aplicabilității.

Ne poți transmite cererile la contact@smartlicense.ro. Răspundem în termenele prevăzute de GDPR. Ai dreptul să depui o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP), inclusiv prin www.dataprotection.ro, sau la altă autoritate competentă conform GDPR.

13. Datele copiilor

Platforma nu este destinată copiilor și nu solicităm în mod intenționat datele personale ale acestora. În România, atunci când prelucrarea datelor în cadrul unui serviciu al societății informaționale oferit direct unui copil se întemeiază pe consimțământ, pragul prevăzut de articolul 8 GDPR este de 16 ani; sub acest prag, este necesară autorizarea titularului răspunderii părintești, în condițiile legii. Acest prag GDPR nu stabilește singur vârsta minimă pentru încheierea tuturor contractelor sau folosirea tuturor serviciilor Platformei.

Dacă aflăm că au fost colectate date ale unui minor fără temei juridic corespunzător, vom lua măsurile necesare, inclusiv ștergerea datelor când este cazul.

14. Site-uri web terțe

Platforma noastră poate conține linkuri către site-uri web terțe. Nu suntem responsabili pentru practicile lor de confidențialitate și îți recomandăm să le consulți propriile politici.

15. Securitatea datelor

Aplicăm măsuri tehnice și organizatorice adecvate riscurilor pentru protecția datelor personale, inclusiv controlul accesului, limitarea permisiunilor, protecția comunicațiilor și proceduri de gestionare a incidentelor. Nicio transmisie sau stocare electronică nu poate fi garantată ca fiind complet lipsită de riscuri.

16. Modificări ale acestei Politici

Este posibil să actualizăm această Politică de confidențialitate și cookie-uri din când în când. Versiunea actualizată va fi publicată pe această pagină.

17. Contact

Pentru întrebări legate de confidențialitate și prelucrarea datelor personale, ne poți contacta la:

Email: contact@smartlicense.ro